TUGAS POKOK DAN FUNGSI PPID: 

PPID adalah kepanjangan dari Pejabat Pemngelolan Informasi dan Dokumentasi, dimana PPID berfungsi sebagai pengelola dan penyimpan dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Dengan keberadaaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dkumentasi (PPID) adalah Pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, Pendokumentasian, Penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi di Badan Publik.

Sesuai dengan Peraturan Komisi Informasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Standar Layanan Informasi Publik Tugas dan Wewenang PPID adalah sebagai berikut :

1. PPID BERTUGAS :

a. Menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan informasi publik

b. Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan layanan informasi publik

c. Mengkoordinasikan dan Mengkonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik.

d. Mengkoordinasikan dan Mengkonsolidasikan Pengumpulan Dokumen Informasi Publik dari PPID pelaksana dan /atau petugas pelayanan informasi di Badan Publik

e. Melakukan Verifikasi dokumen informasi puiblik

f. Menentukkan informasi publik yang dapat di akses publik dan layak untuk dibublikasikan 

g. Melakukan pengujian tentang konsekuensi atas informasi publik yang akan dikecualikan

h. Melakukan pengelolaan, pemeliharaan dan pemutakhiran data informasi publik

i. Menyediakan infomasi publik secara efektif dan efisien agar mudah di akses oleh publik dan

j. Melakukan pembinaan, pengawasan dan evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kibijakan teknis informasi publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan /atau petugas Pelayanan informasi Publik

Melakukan pengelolaan informasi publik;Menyampaikan informasi secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;Melakukan pemutakhiran dalam pengelolaan maupun pengembangan digital;Menyediakan Sarana dan Prasarana dalam pelaksanaan pelayanan informasi. Pengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID pembantu Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik Melakukan verifikasi bahan informasi publik Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan Melakukan kemutakhiran informasi dan dokumentasi Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat. KEWENANGAN Menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya Mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya Menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik Menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

Visi dan Misi PPID Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tebo

VISI

       Terwujudnya sistem politik yang demokratis, pemerintah yang desentralistrik, pembangunan daerah yang berkelanjutan, serta keberdayaan masyarakat yang partisipatif dengan didukung sumber daya aparatur yang profesional dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

MISI

Menetapkan Kebijaksanaan Nasional dan memfasilitasi penyelenggara pemerintah dalam upaya :

• Memperkuat Keutuhan NKRI serta memantapkan sistem politik dalam negeri yang demokratis
• Memantapkan penyelenggaraan tugas-tugas pemerintah umum
• Memantapkan efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan yang desentralistik
• Mengembangkan keserasian hubungan pusat-daerah, antara daerah dan antar kawasan secara kemandirian daerah dalam pengelolaan pembangunan secara berkelanjutan
• Memperkuat otonomi desa dan meningkatkan keberdayaan masyarakat dalam aspek ekonomi, sosial dan budaya
• Mewujudkan tata pemerintahan yang baik, bersih dan berwibawa

JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;

Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi public dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pengiriman;

BIAYA – TARIF

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan/fotocopy dan menyediakan flashdisk untuk perekaman data dan informasinya.

KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi publik dibantu oleh Pejabat Fungsional Arsiparis, Pustakawan, Pranata Humas, Pranata Komputer. Untuk petugas pada desk layanan informasi publik memiliki kompetensi seperti pengetahuan mengenai peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik, ketrampilan dan sikap dalam berkomunikasi, sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi.

LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pengelolaan hasil transaksi penyelenggaraan pelayanan public dilakukan melalui pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan informasi publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanan tugas pelayanan informasi publik disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi. Bidang Pelayanan Informasi membuat laporan bulanan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Selanjutnya PPID setiap bulan melaporkan kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi. Laporan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi public yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi public disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.

 KEBERATAN ATAS PERMINTAAN INFORMASI PUBLIK

Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan berikut:

1.             Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17;

2.             Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9;

3.             Tidak ditanggapinya permintaan informasi;

4.             Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;

5.             Tidak dipenuhinya permintaan informasi;

6.             Pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/atau

7.             Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam Undang¬Undang ini.

Kabag Perencanaan, Setditjen Keuangan Daerah, Wisnu Hidayat, kepada Media Keuangan Daerah, di Jakarta, menilai undang-undang tersebut harus disikapi oleh seluruh instansi pemerintah terkait. “Artinya, ketika UU ini sudah diberlakukan maka Badan Publik termasuk Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) dan pemerintah daerah agar mulai melakukan keterbukaan informasi, yang memang diminta oleh publik,” ujur Wisnu. Pasal 7 UU No. 14/2008 mengamatkan bahwa Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan. Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan.

Untuk melaksanakan kewajiban tersebut, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Selanjutnya, Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik. Pertimbangan tersebut antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan negara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non elektronik.

Selain kewajiban tersebut, UU tersebut juga mengamanatkan bahwa setiap Badan Publik wajib mengumumkan Informasi Publik secara berkala, yang meliputi informasi yang terkait dengan Badan Publik; informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait; informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. Kewajiban memberikan dan menyampaikan Informasi Publik dilakukan paling singkat enam bulan sekali.

Kewajiban menyebarluaskan Informasi Publik disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami, Cara-cara tersebut ditentukan lebih lanjut oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Badan Publik terkait. Ketentuan lebih lanjut mengenai kewajiban Badan Publik memberikan dan menyampaikan Informasi Publik secara berkala diatur dengan Petunjuk Teknis Komisi Informasi.

Sementara itu, untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik menunjuk PPID; dan membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah, dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis  standar layanan Informasi Publik yang berlaku secara nasional. PPID dibantu oleh pejabat fungsional. Sebagai implementasi dari UU No. 14/2008, pemerintah menerbitkan PP No. 61/2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Sementara itu, sesuai PP No. 61/2010, PPID bertugas dan bertanggungjawab dalam hal, antara lain

1. penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi;
2. pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;
3. pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana;
4. penetapan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik; selanjutnya;
5. Pengujian konsekuensi;
6. Pengklasifikasian informasi dan/atau pengubahannya;
7. penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses; dan penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik. Selain ketentuan tersebut, PPID dapat menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

PPID di Kemendagri diketahui oleh Kepala Pusat Penerangan (Kapuspen) Kemendagri. Selain Kapuspen, juga ditetapkan pejabat penghubung pada masing-masing komponen (sekretariat) yang membidangi atau memiliki tanggungjawab terhadap pengelolaan data dan informasi. Khususnya di Ditjen Keuangan Daerah, PPID ditangani oleh Bagian Perencanaan Sesdijen Keuangan Daerah.

Dalam rangka pengelolaan informasi publik, Presiden juga mengeluarkan Inpres No. 17/2011 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi Tahun 2012.Inpres tersebut mengamanatkan kepada seluruh Kementerian/Lembaga (K/L) serta pemerintah daerah terkait dengan upaya pencegahan korupsi.

Dalam rangka pelaksanaan Inpres tersebut, pemerintah telah menyusun rencana aksi nasional. Untuk pemerintah pusat, rencana aksi menjadi domain Kementerian Keuangan (Kemenkeu) terkait dengan transparansi pengelolaan anggaran K/L. Sedangkan untuk transparansi pengelolaan anggaran daerah (TPAD) dilaksanakan oleh Kemendagri. Instruksi tersebut dinilai cukup berat karena baru pertama kali dilakukan oleh Badan Publik, baik di pusat maupun daerah terkait dengan penganggaran. Dalam hal ini, UKP4 meminta Kemendagri untuk menyusun pedoman agar provinsi dan kab/kota menindaklanjuti UU No. 14/2008 serta Inpres No. 17/2011. Kemendagri telah menyelenggarakan rapat dengan  UKP4 untuk mendorong daerah agar lebih transparan terhadap anggaran daerah.

Diakui, saat ini belum banyak daerah yang menyediakan anggaran untuk mendanai rencana aksi tersebut. Dalam rangka mendorong daerah untuk menyelenggarakan transparasi anggaran, Kemendagri telah mengeluarkan Instruksi Mendagri No. 188.52/1797/SC/2012 tentang Transparasi Pengelolaan Anggaran Daerah (TPAD). Instruksi tersebut ditujukan kepada gubernur seluruh Indonesia dalam rangka pelaksanaan TPAD. Instruksi Mendagri tersebut mengamanatkan pemerintah provinsi untuk menyiapkan menu content dengan nama TPAD dalam website resmi pemerintah provinsi (Pemprov). Pemprov juga perlu mempublikasikan data mutakhir Pemprov pada menu content yang terdiri dari 12 items.

Selanjutnya, Gubernur membuat Instruksi Gubernur yang ditujukan kepada bupati/walikota untuk menyiapkan menu content dengan nama TPAD dalam website resmi pemerintah kab/kota. Selain itu, Pemprov perlu melaksanakan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan Instruksi Gubernur tersebut. Pemprov juga berkoordinasi dengan bupati/walikota di wilayah masing-masing agar segara melakukan percepatan bagi daerah yang belum mengimplementasikan Instruksi Gubernur serta melaporkan perkembangan data dan menu content TPAD kepada Mendagri. Tahun 2013, UKP4 menetapkan rencana aksi di daerah.

Saat ini, UKP4 telah menetapkan daerah-daerah sebagai proyek percontohan (pilot project) pelaksanaan TAPD. Sebagai tahap awal, TAPD dilaksanakan di 99 daerah provinsi dan kab/kota, yakni 33 provinsi, 33 kabupaten, dan 33 kota. Dalam hal ini, daerah bertanggungjawab langsung terhadap UKP4 terkait penilaian terhadap rencana aksi daerah. Ditjen Keuangan Daerah berkewajiban membina TPAD pada 99 daerah (provinsi dan kab/kota). Tugas Kemendagri c.q. Ditjen Keuangan Daerah adalah mendorong daerah agar mulai melaksanakan TAPD, termasuk melakukan verifikasi atas rencana aksi yang sudah disepakati oleh UKP4 dan daerah